Baja de Clientes Online

A continuación resumimos los puntos más importantes a tener en cuenta cuando un cliente de ZetaLIBRA Online se da de baja.

Cuando el cliente es el que solicita la baja del servicio

  • La baja debe ser solicitada vía correo electrónico por la persona responsable de la empresa (la que indicaron en la Orden de compra).
  • Una vez recibido el email se debe llamar a la empresa, hablar con la persona que solicitó la baja y confirmar su voluntad de darse de baja. Aprovechar dicha instancia para pedir el motivo por el cual la empresa se da de baja y registrar dicho motivo en ZetaLIBRA.
  • Los clientes solicitantes deben estar el día con los pagos, no debiendo tener facturas pendientes a la fecha.
  • La baja debe solicitarse con un mes de anticipación. Por ejemplo, para que no se le facture en Setiembre, debe solicitar la baja antes del 10 de Agosto.
  • El servicio se mantiene activo hasta el último día del mes. Hay que sugerirle al cliente que aproveche ese período para descargar a Excel o PDF la información que considere necesaria.
  • Al mes de solicitada la baja los datos de la empresa se borran. Por ejemplo, si el cliente solicitó la baja en Agosto para que en Setiembre no se le facture, el 30 de Setiembre se borrarán los datos de su empresa en forma definitiva.
  • Si el cliente se arrepiente, puede renganchar el servicio dentro del período de cuenta activa (es decir, antes que se le borren los datos). Para ello deberá abonar de inmediato la cuota del mes. Siguiente con el ejemplo, deberá abonar la cuota antes del 30 de Setiembre.
  • Si el cliente solicita un respaldo de sus datos, el mismo tiene costo y se debe entregar antes del borrado definitivo.

Cuando se baja un cliente por falta de pago

  • Cuando el cliente debe tres facturas y no se recibe respuesta alguna a nuestros reclamos, le da la baja al servicio poniéndole fecha de trabado.
  • Se le envía un email informando la situación a las direcciones de correo proporcionadas en la orden de compra.
  • Por las facturas adeudadas el acreedor (Montevideo COMM o nosotros) lo manda al Clearing (a no ser que le hagamos Notas de Crédito).
  • El servicio se mantiene activo hasta el último día del mes. En ese período los usuarios pueden descargar a Excel o PDF la información.
  • Al mes de solicitada la baja los datos de la empresa se borran, enviando un email de notificación el cliente. Siempre es bueno hacerle también un llamado por aquello de “no recibí el email”.
  • Para activar el servicio nuevamente no tiene ningún beneficio y es como empezar de cero:
    • Si quedaron facturas pendientes debe abonarlas.
    • Comienza de cero con una empresa nueva.
    • Debe abonar los tres meses por adelantado.

Cualquiera sea el caso de la baja del servicio, es fundamental una correcta comunicación con el cliente y tener los emails de sus respuestas para cubrirnos que el cliente recibió las notificaciones. Debemos evitar que todo haya sido comunicado únicamente en forma oral ya que es su palabra contra la nuestra. Necesitamos siempre tener un email del cliente que deje claro que el mismo estaba al tanto de la situación.

Clic aquí para ver Formulario de Baja que debe recibir y completar el cliente solicitante.

 

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